11 Langkah Jitu Meningkatkan Efektivitas Pengiriman Email Bisnis

Komunikasi email adalah salah satu elemen kunci dari perdagangan online. Namun, banyak orang yang tidak menyadari cara meningkatkan keefektifan pengiriman email bisnis mereka. 

Banyak masalah yang sering muncul tetapi tidak segera diperbaiki, yang dapat berdampak buruk pada operasi bisnis online seperti promosi dan lainnya yang tidak dapat disampaikan kepada pelanggan secara tepat waktu.

Ketidakmampuan untuk mengirim email ke server email lain adalah salah satu masalah umum dengan email bisnis, masalah yang juga dialami oleh perusahaan hosting di Indonesia. 

Namun, ada solusi untuk mengatasi masalah ini dan meningkatkan pengiriman email bisnis. Artikel setiyan akan membagikan cara pengirman email bisnis yang efektif.

11 Langkah Sederhana untuk Pengiriman Email Bisnis:

1. Gunakan domain email khusus

Menggunakan domain email khusus akan membuat email lebih terlihat profesional dan dapat dipercaya. Selain itu, penyedia layanan email (ESP) lebih cenderung untuk mengirimkan email dari domain khusus daripada dari domain gratis seperti Gmail atau Yahoo.

2. Pastikan alamat email diverifikasi

Verifikasi alamat email akan menunjukkan kepada ESP bahwa adalah pemilik yang sah dari alamat tersebut dan mengurangi kemungkinan email berakhir di folder spam. dapat memverifikasi alamat email dengan mengklik tautan verifikasi di email yang terima dari ESP saat pertama kali membuat akun.

3. Bersihkan daftar email secara teratur

Daftar email bersih adalah daftar email yang hanya berisi alamat email aktif dan valid. ESP lebih cenderung untuk mengirimkan email ke daftar email bersih, karena mereka tahu bahwa email tersebut mungkin untuk dibaca dan tidak akan berakhir di folder spam. Untuk membersihkan daftar email menggunakan alat pembersih daftar email atau secara manual dengan menghapus alamat email yang tidak lagi aktif atau valid.

4. Segmentasikan daftar email

Segmentasikan daftar email berdasarkan minat, demografi, atau perilaku pelanggan. Ini akan memungkinkan untuk mengirim email yang lebih relevan dan bertarget, yang lebih cenderung dibuka dan dibaca oleh pelanggan.

5. Buat baris subjek yang menarik

Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat penerima email , jadi penting untuk membuatnya menarik dan relevan. Hindari menggunakan semua huruf kapital, tanda seru yang berlebihan, atau bahasa spammy. Sebaliknya, fokuslah pada penulisan baris subjek yang jelas, ringkas, dan informatif.

6. Personalisasi email

Personalisasi email dengan menyertakan nama penerima di baris subjek dan badan email. juga dapat menggunakan personalisasi untuk menyesuaikan konten email dengan minat dan kebutuhan penerima.

7. Hindari spam trigger

Spam trigger adalah kata dan frasa yang dapat menyebabkan email berakhir di folder spam. Beberapa contoh spam trigger adalah "GRATIS", "KLIK DI SINI", dan "TERBATAS WAKTU". Hindari menggunakan spam trigger di baris subjek dan body email.

Apakah email terlihat seperti dikirim oleh spammer?

Jika mengirim banyak email, pastikan untuk mengetahui apakah email tersebut spam atau tidak dengan menanyakan kepada penerima. Dari daftar 15.000 penerima email, beberapa pasti akan melaporkan email sebagai spam, terutama yang spammy, ke penyedia email bisnis.

8. Gunakan template email

Template email dapat membantu menghemat waktu dan memastikan bahwa email selalu terlihat profesional. dapat menggunakan template email untuk membuat email promosi, buletin, dan jenis email lainnya.

9. Tes email sebelum mengirimkannya

Selalu tes email sebelum mengirimkannya untuk memastikan bahwa email tersebut terlihat bagus di semua perangkat dan klien email. juga dapat menggunakan alat pengujian email untuk memeriksa apakah email akan berakhir di folder spam.

10. Pantau hasil email

Pantau hasil email untuk melacak tingkat terbuka, rasio klik-tayang, dan metrik lainnya. Ini akan membantu memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak, sehingga dapat meningkatkan email di masa mendatang.

11. Kontrol Pengaturan Batasan Email

Jika kamu menggunakan layanan penyedia hosting yang tidak secara khusus dalam pengiriman email massal, mungkin diperlukan pembatasan terhadap jumlah email yang dapat dikirim oleh setiap pengguna.

Terutama pada platform shared hosting, disarankan untuk tidak mencoba mengubah konfigurasi server email guna mengirimkan volume besar email dengan efisiensi, karena hal ini dapat menjadi tugas yang sangat rumit.

Dalam lingkungan shared hosting, di mana tindakan satu pengguna dapat berdampak pada banyak orang, pengiriman email keluar sebaiknya dibatasi secara default dan diberikan izin berdasarkan kebutuhan spesifik. 

Faktor-faktor yang mempengaruhi Performa Pengiriman Email Bisnis

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi performa pengiriman email bisnis, antara lain:

• Kualitas email
• Audiens
• Jam pengiriman
• Subjek email
• Isi email
• Pemantauan dan evaluasi

Manfaat Email Bisnis yang Efektif

Email bisnis yang efektif dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, antara lain:

• Meningkatkan kesadaran merek: Email bisnis dapat digunakan untuk memperkenalkan perusahaan kepada calon pelanggan dan meningkatkan kesadaran merek.

• Meningkatkan penjualan: Email bisnis dapat digunakan untuk mempromosikan produk atau layanan perusahaan dan meningkatkan penjualan.

• Meningkatkan hubungan pelanggan: Email bisnis dapat digunakan untuk membangun hubungan dengan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

• Meningkatkan produktivitas: Email bisnis dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan karyawan dan meningkatkan produktivitas.

Tips meningkatkan performa pengiriman email bisnis

Berikut adalah beberapa tips meningkatkan performa pengiriman email bisnis:

1. Pastikan email berkualitas

Email berkualitas adalah email yang menarik perhatian, mudah dipahami, dan memberikan manfaat bagi penerimanya. Untuk membuat email berkualitas, perlu memperhatikan hal-hal berikut:

• Tujuan email. Apa yang ingin capai dengan email ini? Apakah ingin memperkenalkan produk atau layanan baru, meningkatkan kesadaran merek, atau mendorong pelanggan untuk mengambil tindakan tertentu?

• Audiens. Siapa yang akan membaca email ini? Apa yang mereka minati?

• Isi email. Pastikan isi email relevan dengan tujuan dan audiens. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.

• Format email. Email yang rapi dan terorganisir akan lebih mudah dibaca dan dipahami. Gunakan font dan ukuran yang mudah dibaca.

• Tampilan email. Gunakan gambar atau video untuk membuat email lebih menarik.

2. Lakukan segmentasi audiens

Segmentasi audiens adalah proses membagi audiens menjadi kelompok-kelompok berdasarkan karakteristik tertentu, seperti minat, lokasi, atau status pelanggan. Dengan melakukan segmentasi audiens, dapat membuat email yang lebih relevan dan menarik bagi setiap kelompok penerima.

Ada beberapa cara untuk melakukan segmentasi audiens, seperti:

• Berdasarkan minat. dapat membagi audiens berdasarkan minat mereka, seperti produk atau layanan yang mereka minati, atau jenis konten yang mereka sukai.

• Berdasarkan lokasi. dapat membagi audiens berdasarkan lokasi mereka, seperti negara, kota, atau wilayah.

• Berdasarkan status pelanggan. dapat membagi audiens berdasarkan status pelanggan mereka, seperti pelanggan baru, pelanggan setia, atau pelanggan yang belum aktif.

3. Kirim email pada waktu yang tepat

Waktu pengiriman email juga penting untuk diperhatikan. Jika mengirim email di waktu yang tidak tepat, kemungkinan besar email akan diabaikan atau bahkan dianggap spam.

Berikut adalah beberapa tips untuk memilih waktu pengiriman email yang tepat:

• Pertimbangkan waktu aktif audiens. Kirim email pada saat audiens kemungkinan besar akan membacanya.

• Hindari mengirim email pada akhir pekan atau hari libur.

• Jangan mengirim email terlalu sering. Jika mengirim terlalu banyak email, audiens mungkin akan merasa terganggu.

4. Buat subjek email lebih menarik

Subjek email adalah hal pertama yang akan dilihat oleh penerima. Oleh karena itu, penting untuk membuat subjek email lebih menarik perhatian dan membuat penerima ingin membuka email.

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat subjek email menarik:

• Gunakan kata-kata yang kuat dan menarik perhatian.

• Tulis subjek email singkat dan to the point.

• Gunakan angka atau data untuk menarik perhatian.

• Tambahkan unsur humor atau kejutan.

5. Isi email dengan informasi yang relevan

Isi email harus relevan dengan tujuan dan audiens. Pastikan isi email memberikan informasi yang bermanfaat atau menarik bagi penerima.

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat isi email yang relevan:

• Pastikan isi email sesuai dengan tujuan.

• Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.

• Tulis isi email singkat dan padat.

• Gunakan gambar atau video untuk membuat email lebih menarik.

6. Pantau dan evaluasi hasil pengiriman email

Setelah mengirim email, penting untuk memantau dan mengevaluasi hasil pengiriman email. Hal ini akan membantu untuk mengetahui apakah email berhasil mencapai tujuannya.

Berikut adalah beberapa metrik yang dapat pantau untuk mengevaluasi hasil pengiriman email:

• Open rate. Persentase penerima yang membuka email.

• Click-through rate (CTR). Persentase penerima yang mengklik tautan di email.

• Conversion rate. Persentase penerima yang mengambil tindakan yang inginkan, seperti membeli produk atau layanan.

Dengan memantau dan mengevaluasi hasil pengiriman email, dapat terus meningkatkan efektivitas email.

Untuk membuat email yang lebih personal, dapat menggunakan nama penerima di subjek email, pembuka, isi, dan penutup email.

Kalian juga dapat menambahkan unsur humor atau kejutan untuk membuat email lebih menarik.

Jangan lupa untuk menyertakan CTA (call to action) di email untuk mengarahkan penerima untuk mengambil tindakan tertentu.

Kesimpulan

Email bisnis adalah salah satu alat komunikasi yang paling efektif. Email bisnis yang efektif adalah investasi yang berharga untuk sebuah bisnis dalam mencapai tujuan. 

Seperti meningkatkan kesadaran merek, penjualan, hubungan pelanggan, dan produktivitas. 

Dengan mengikuti tips dan langkah-langkah di atas, kalian dapat meningkatkan efektivitas pengiriman email bisnis kalian dan melihat hasil yang nyata.