Cara Mengatur Data Komputer dengan Mudah dan Efisien

Komputer yang rapi dan terorganisir akan memudahkan Anda dalam menemukan file yang dibutuhkan. Hal ini akan menghemat waktu Anda, sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Berikut adalah beberapa tips cara mengatur data komputer dengan mudah dan efisien.

I. Cara Mengatur Data Komputer

1.1 Hapus sampah

Jika ada data yang tidak diperlukan di komputer, segera hapus data yang tidak diperlukan. Hal ini untuk membersihkan drive dan akan digunakan menympan data baru yang digunakan. 

Kamu dapat mengikuti panduan langkah demi langkah untuk membersihkan Windows 10, atau memulihkan data yang terhapus dari Recycle Bin jika diperlukan.

1.2 Kelompokkan file ke dalam folder

Direktori adalah kunci pengelompokan sistem yang baik. Dengan direktori, kalian bisa mengelompokkan file ke dalam koleksi yang logis. 

Windows secara default memiliki perpustakaan Dokumen dan Gambar. Untuk membuat direktori baru, klik kanan di File Explorer dan pilih New > Folder.

Kalian dapat menyusun folder di atas kertas sebelum mulai mengatur. Misalnya, kalian dapat memisahkan folder Gambar berdasarkan acara, orang, lokasi atau memisahkan dokumen menjadi dokumen untuk pekerjaan dan kehidupan. 

Kalian juga dapat membuat folder di dalam folder. Namun, jangan mencoba menggali terlalu dalam karena kalian harus terus-menerus mengeklik folder untuk menemukan informasi yang kalian inginkan.

1.3 Buat penamaan file yang konsisten

Buat penamaan file yang konsisten dan ringkas, agar mudah dipahami tanpa perlu membukanya.

File Explorer juga menampilkan metadata yang bagus, seperti tanggal diubah, jenis, dan penulis. Kalian bisa menggunakannya untuk menggantikan informasi tersebut dalam nama file.

II. Beberapa tip membuat nama yang patut dicoba:

Saat menggunakan nomor urut di awal nama, gunakan 0 untuk membantu klasifikasi (misalnya 001, 002).

Pastikan pengucapan dan tata bahasa sudah benar agar muncul dengan benar di setiap pencarian.

Jangan menggunakan singkatan karena akan mudah lupa artinya setelah beberapa saat tidak digunakan secara rutin.

III. Akses folder dan file dengan cepat

Sangat bagus untuk mengatur file ke dalam sistem folder, tetapi kalian tidak perlu menavigasi struktur ini setiap kali kalian ingin menemukan sesuatu. 

Windows memiliki fitur pencarian yang kuat. Kalian cukup membuka menu Start , mulai mengetik dan itu akan memindai semua yang ada di PC kalian.

Kalian dapat menyematkan folder yang sering digunakan ke menu Start . Klik kanan dan pilih Sematkan ke Mulai untuk melakukan ini. 

Alternatifnya, seret folder ke taskbar untuk menyematkannya di sini. Kemudian klik kanan pada icon File Explorer maka akan muncul pada bagian Pinned .

Terakhir, kalian dapat menyesuaikan File Explorer untuk gambaran umum data yang lebih baik. Beralih ke tab Tampilan di Pita . 

Di sini, kalian dapat memilih metode penyortiran yang berbeda, mengaktifkan panel Detail , mengubah tata letak Tata Letak, dan banyak lagi. 

Kalian juga dapat mengubah opsi per folder. Misalnya, tata letak ikon besar untuk folder foto, format daftar untuk dokumen...

IV. Gunakan penyedia penyimpanan cloud

Jika kalian sering berkolaborasi dengan orang lain melalui file atau berpindah antar perangkat seperti laptop & desktop, mengirim file bolak-balik bisa sangat memusingkan. 

Hasilnya, kalian akan memiliki banyak file di tempat berbeda. Untuk memperbaiki masalah ini, gunakan penyedia penyimpanan cloud gratis seperti OneDrive , Google Drive. 

Layanan ini sering kali terintegrasi langsung ke File Explorer sehingga kalian dapat mengelola semua file di satu tempat dan menyinkronkannya di semua perangkat.

V. Hapus file duplikat dan gunakan pintasan keyboard

Memiliki banyak salinan dari file yang sama tidak hanya membuang-buang ruang tetapi juga mencegah perubahan di antara keduanya. 

Hal ini mengakibatkan kalian memiliki banyak versi berbeda dari dokumen yang sama. Itu sebabnya kalian harus menggunakan program pemindaian file duplikat seperti dupeGuru untuk segera menghapusnya.

Duplikat file sering kali muncul saat disimpan ke lokasi berbeda. Jangan lakukan itu. Sebagai gantinya, gunakan pintasan keyboard. Di folder tersebut, klik kanan dan pilih New > Shortcut , lalu ikuti petunjuknya.

VI. Gunakan aplikasi pencatat

Aplikasi pencatat gratis seperti OneNote, Evernote, dan Google Keep dapat membantu mengatur data dengan mudah dan efisien. 

Aplikasi ini memungkinkan untuk menyimpan file secara lokal atau online, sehingga kalian dapat mengaksesnya dari mana saja.

VII. Simpan file lama Arsip

Meski folder arsip adalah cara yang umum untuk menyimpan file lama, menyimpannya di satu tempat terkadang bisa membuat kita lupa tentang keberadaannya.

Folder arsip biasanya digunakan untuk menyimpan file yang sudah tidak sering digunakan, tetapi masih penting untuk disimpan. File-file ini biasanya disimpan di drive terpisah atau solusi penyimpanan yang lebih efisien.

Untuk menemukan riwayat file, kalian dapat mengklik kanan file tersebut dan memilih Properties. Di sini, kalian dapat melihat tanggal pembuatan, modifikasi, dan akses.

Mengumpulkan file ke dalam kelompok berdasarkan tanggal diubah itu sederhana. Di File Explorer, klik kotak pencarian di kanan atas, lalu gunakan menu drop-down Tanggal diubah di Pita (Ribbon). 

Kalian dapat menautkan parameter ini ke string pencarian lain. Misalnya, ingin menemukan file Doc yang terakhir diedit pada tahun 2019.

Secara umum, menyimpan file lama tidak berpengaruh apa pun pada sistem. Kalian sebaiknya tidak melakukan ini jika drive utama kalian kehabisan ruang penyimpanan.

Di atas adalah beberapa tip untuk membantu kalian bagaimana cara mengatur data file pada komputer yang efektif. Jika kalian mengetahui cara lain, jangan ragu untuk berbagi dengan setiyan.my.id pada kolom komentar ya!